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如何更好的分配自己的时间

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一、掌握时间管理的基本原则时间管理的对象不是时间,而是每时每刻发生在我们身边的事件,探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。

时间管理的关键是把每一件事情都能够控制得很好,合理有效地利用可以支配的时间。时间在使用过程中,确实存在着一些基本原则。如果我们掌握并遵循这些原则,就会使时间很好地为我们所用;如果不了解、不遵循这些原则就可能将时间浪费。

(1)方便性原则时间管理的目的是为了节约时间,有效利用时间,不管采用什么方法,使用什么工具,都应该坚持把方便性作为第一原则,只有做到了方便,才能快捷、熟练、高效。如果采用的工具、方法过于复杂,或自己不熟练,只能浪费时间,得不偿失。尽管我们进入了网络时代,但就时间管理的工具来讲,传统的笔和纸仍然是方便、快捷的;就时间管理的方法来讲,制定一个简单的日程表仍然是灵活、高效的。

(2)80/20法则20世纪初期,意大利经济学家兼社会学家维弗利度·帕累托提出了“80/20法则”,即在任何特定群体中,重要的因子通常只占少数(20%),而不重要的因子则占多数(80%),因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。将“80/20法则”用在时间管理上,就是20%的工作时间会带来所有效益的80%。也就是说,处理最重要事务的20%的时间,将会带来80%的成效;而如果将工作花费在琐碎的多数问题上,就算花了80%的时间,也只能取得20%的成效。“出色”地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。所以,科学时间管理,不仅需要停止浪费时间的行为,更要有清楚的任务规划和管理意识。在控制时间总量的前提下,把高效的时间用到高效的工作中,进而把20%的时间持续扩大化。

(3)排出优先顺序原则我们的工作可以按照两个维度划分:一个是工作的紧急程度,另一个是重要程度。对四种不同性质的工作采用不同的策略。紧急而且重要的工作:指处理危机性事件,完成有期限压力的工作等。一般包括设备出故障,产品质量出现问题,与客户洽谈业务等。对这类事一般都不能马虎,必须花上整天的时间来处理,直到解决为止。重要但不紧急的工作:包括远景规划、创新、人才培养、组织协调、锻炼身体等。这类事务看起来一点都不急迫,可以从容地去做,但却是要下苦功夫、花大量精力去做的事。紧急但不重要的工作:包括接听电话,处理不速之客来访等。只有在优先完成重要工作后,再来考虑这类事件。这类事务也需要赶快处理,但不宜花过多的时间。不紧急也不重要的工作:包括可去可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。四种不同性质事件的表现形式及其影响和效果。

(4)计划性原则做事要先有计划,事先对时间进行全面规划,以提高时间的有效利用,通过计划获得清楚的想法,以便采取清晰的行动。计划可以按时间,也可以按照项目。计划中时间间隔的长短,取决于时间在该项目中价值的大小。如果时间很紧迫,就要有更短的时间间隔。一个准备参加高考的高三学生通常是按天做计划的,一个正在考试的人是按分钟做计划的,一个百米比赛的人是按秒做计划的。

二、克服时间碎片化随着智能手机、手提电脑等电子设备的普及,微信、微博、短信、邮件等成为人们随时随地进行沟通联系的手段。工作时间里,我们收到越来越多的与工作无关的信息,手机不停地响使得我们难以全身心地投入重要的工作,甚至时不时地看微信和邮件,生怕错过什么重要的信息。生活中,出门离不开手机,在家离不开屏幕,各种手持设备让我们随时随地在回邮件,我们连睡觉都跟手机在一起。手机屏幕、电脑屏幕和电视屏幕,这三幕将我们的时间分割得越来越零碎,我们的注意力越来越难以集中。2004年,美国加州大学欧文分校的信息学教授格洛里亚·马克(Gloria Mark)带着她的研究生在两个美国的科技公司对那里的员工做了1000个小时的观察。他们发现,办公室里的员工平均每11分钟就会被电话、电子邮件或同事打扰一次,而他们的注意力重新回到早先的任务上则需要25分钟之久。神经科学家研究显示,人们着迷于微信、微博,有种无法抑制的冲动去查看最新消息,这可能与大脑中的多巴胺有关。多巴胺是一种在大脑许多区域都会分泌的物质,它促使人们去寻找报偿,它让人们“想要”。有了互联网,由多巴胺带来的欲望能够快速得到满足。比如想要跟朋友说话,那就立即发一条微信给他,在半分钟之内就得到了回复,然后你就想要继续回复。这形成一种“想要”和“满足”的循环,每一次满足都带来更多的欲望。电子设备持续提供社交信息,而我们不知道新的信息在什么时候到达,也不知道新的信息是什么,这是造成设备令人成瘾的最重要原因。随着社会竞争的不断加剧,对于一个想要有所成就的知识型员工来说,如何高效工作、合理利用时间、把时间花在“刀刃”上,不仅是生活在信息社会所要面临的技术性难题,也是必须具备的管理技能。而克服时间的碎片化是重中之重。以下是一些具体操作方法。设置“安静时间段”。结合自己的工作特点,每天设置一个或多个“安静时间段”,这段时间里不拿手机,不上网,不看电视。集中精神从事重要的工作,看书,思考;或者专心致志地与家人、同事交流、沟通。我们不能高估自己的自控力,物理隔离永远是最简单、最有效方法。集中时间处理信息。无论是手机中的微信、短信息,还是电脑中的邮件,很多是“不速之客”,用不着立刻、马上去处理,可以空闲的时候再浏览、回复,不会有什么影响。不要成为信息俘虏,也别幻想自己可以做到一心二用。即使我们在短时间内可以一边看书一边发微信,或是一边接电话一边处理手中的活儿,但差错率非常高,常常需要返工。批量处理事情。批量处理事情最适用于将那些需要时间不长的零碎工作放在一起做,分时间和空间两种。现在打电话给客户,就把明天安排的客户的电话都找出来,集中打电话沟通,这是时间上的批量处理。把同一区域或附近区域的客户,尽量集中在同一时间段拜访,可以为你节约不少时间,这是空间上的批量处理。利用零碎的时间。利用零碎的时间是个好习惯,是世界上很多成功者的习惯。一天中,我们有很多个零碎时间,如等电梯、等公交,上下班的路上等。调查发现,每天利用路上的时间学习,一年至少可以多出600小时。在零碎的空闲时间,不妨想想自己将要拜访的客户,想想自己的开场白,对自己的下一步工作做一下安排。创造高效时间区。我们可以创造高效时间区,即在有限的时间里完成更多的事情。比如,平常上班的时候,比大家都早到半个小时,或者晚走半个小时,在这一段没有人打扰你的时间里静心考虑一些事情。建立高效率的环境。比如办公桌上的物品,要根据自己的习惯摆放,如果你习惯用左手,那么你的电话应该放在右边,这样你可以右手接电话,左手写便条。每个人都要有物归原位的习惯,这样就不用花时间到处找东西,减少时间的浪费。瘦身朋友圈。信息时代,物理距离不再是人们交流的障碍。因此,我们的朋友圈不断增大,需要联络的朋友越来越多。有小学同学、中学同学、大学同学,有以前的同事、现在的同事、客户、供应商,有家人、邻居、七大姑八大姨,有坐火车、乘飞机认识的,有吃饭、购物时邂逅的。生活和工作中没有朋友不行,盖洛普调查发现,保持持续高效的关键因素之一是在工作上至少有一个好朋友。建立一段健康的友谊,可以是补充精力的丰富源泉。但过多的朋友必然会分散我们的精力,人的精力是有限的,时间管理本质上是精力管理。过多的朋友使得我们的身体、情感、思想和精神的能量被无情地滥用,如不能得到及时的恢复和补充,就会影响效率、激情和创造力,或者在很多地方只是蜻蜓点水,却很少真正全身投入。

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