一、规范的格式绝大多数情况下，你所联系的导师和你，都互为陌生人，是第一次交流。

因此，在邮件的格式方面，一定要做到非常规范，切不可像平时和熟悉的老师、朋友之间的交流那样随意。一般来说，邮件的写作格式就是普通信件的格式，开头要有必要的敬称、问候语，接下来是正文，最后是祝福语和署名，这一点相信大家都知道。需要注意的是，中英文的信件格式不一样，如果是给中国老师发邮件，遵从中文格式比较合适，但是给国外老师发邮件（现在许多国内大学都会有外籍教师），务必使用英文格式，当然还要用英语表达。值得一提的是，现在国内大学里的海归教师越来越多，这部分老师尽管是中国人，但是他们平时可能更习惯于英文的格式，所以要联系海归老师，也尽可能使用英文的格式。

二、清楚的表达这一点非常重要，部分同学会因为邮件内容表达不清而给后续的沟通带来困扰。由于是第一次联系，对老师来说，你是完全的陌生人，因此邮件中一定要把自己的基本情况介绍清楚。你叫什么名字，来自哪所大学，哪个学院，什么专业，哪一级的学生，这些基本的个人信息必不可少。在介绍自己之后，紧接着，就要说清楚写这封邮件的目的，那就是选老师做自己的研究生导师。接下来，你需要对自己在本科期间的学习情况、参加科研项目的情况、论文写作和发表的情况（如果有的话）、获奖情况、参加社会实践的情况等“事迹”进行更为详细的叙述。在介绍过程中，优先突出自己在学业方面的表现，各种社团、学生会、兼职的事项放在最后一笔带过，或者干脆不写。原因在于，多数导师都会更加喜欢爱学习的学生，而不是爱参加社会实践的学生。邮件正文的最后，应当是你想问老师的问题，这一点看似简单，却非常容易被学生忽视，许多学生就是由于这一部分没写好，从而影响到和老师的顺利沟通。为什么要问老师问题呢？原因很简单，你写这封邮件，就是期待老师的回复，让他（她）告诉你是否对你有录取意向。清楚地向潜在导师提问，很大程度上决定了，老师能不能给你满意的回答。部分学生在写完邮件后，没有向老师提问，使得老师不知道如何回应，只好以简单的“欢迎报考”、“好的”、“祝你成功”之类应付式的简短语句进行回复，或者干脆不回复，而仅凭这些简短的语句，你并不能揣摩老师的意思。事实上，这并不是你想要的答案。所以，在邮件正文的最后，一定要向老师明确地提出希望他回答的问题，一般包括：老师是否有空缺的招生名额？对自己的情况是否满意？老师对自己的学生有什么特别的要求吗？等等。当然，也可以向老师询问准备复试的建议。