办理夏令营需要准备以下手续和文件：

1. 注册：首先，您需要在相关部门进行注册。

具体的注册机构可能因地区而异，可以咨询当地的教育部门或文化旅游部门了解具体的注册要求。

2. 执照：办理夏令营需要获得相关的经营执照或组织机构代码证。您可以向当地工商行政管理部门了解具体的申请流程和要求。

3. 安全保障措施：夏令营涉及到儿童的安全和健康，因此您需要制定并实施相应的安全保障措施。这可能包括制定安全管理制度、聘请专业的保安人员、购买相应的保险等。

4. 招生通知：您需要制定并发布夏令营的招生通知，包括活动的时间、地点、费用、报名方式等信息。可以通过线上平台、社交媒体、学校宣传等方式进行招生。

5. 协议和免责声明：为了保护夏令营组织者和参与者的合法权益，您可以准备相关的协议和免责声明。这些文件应明确夏令营的规则、责任分担、风险提示等内容。

6. 医疗急救措施：为了应对可能发生的意外情况，您需要制定相应的医疗急救措施。这包括聘请专业的医疗人员、准备急救设备和药品等。

7. 监管和报告：办理夏令营需要遵守当地相关的监管要求，并按规定进行报告。您需要了解当地的法规和政策，并遵循相关的程序。请注意，不同地区和国家对于办理夏令营的要求可能有所不同，建议您在办理之前咨询当地的相关部门或法律专业人士，以确保您的夏令营符合法律法规和安全标准。