电子版就是相对于打印出来的纸质文件来说，可以在电脑中存储、传输的文件，常见格式有word，excel，txt等等。

发送电子文件，可以用邮箱、U盘和网络等，如文件比较大，可以用QQ，MSN的文件传送来发送。电子版文件就是通过电脑这个介质把信息资料以各种文件格式保存下来，并且能对这些文件进行编辑，文件包含的种类非常多，还有音视频文件等。电子版格式的文件处理起来方便，包括收、发、修改。电子版格式主要有简报、报纸、地图、简历、请帖、图书、证书、合同等。格式有excel、chm、pdf、pdg、dwg等等。在网上，PDF几乎已成一种通用的文件格式，许多知名网站供网友下载申请表格和文档都选用了PDF（比如托福网站上的模试题）。PDF的中文译名是“便携式文档格式（Portable Document Format)”，这个文件格式的一大特点是可以在文档中内嵌字体，并忠实地保留文档原貌，因而可以跨越不同的操作系统和语言平台，版面格式也是整齐划一，不会像Word文档那样因为版本的不同而格式各异。打开、查看PDF的程序，大家熟悉的是免费软件Acrobat Reader，其实它只是Acrobat软件的一个部分-正版的Acrobat还包括了Acrobat Distiller、Acrobat Catalog和PDF Maker等。英文版的Acrobat4.0支持双字节的中文汉字，不过在安装时你要选择“Custom”安装并在“安装组件”中选中“Asian Language（亚洲语言）”