一般上社团筹备一些活动时，都会成立“筹备工作委员会”(筹委会)，这个筹委会通常都由理事会委任三五名比较了解有关工作的理事担任。

这几位受委理事所组成的筹委会，就必须不时召开会议拟定组织系统表，指明在筹委会主席之下设秘书组、财务组、宣传组、交通组、膳食组、住宿组、联络组及节目组等。筹委会将把每组的工作职责详细列出，比如：秘书组的职责包括执行筹委会议决案、协调及协助各组工作进行、安排摄录像工作、准备来宾名单、设计及印刷请柬、处理来往信件、寄发有关庆典的一切资料、安排来宾座位、设报到处及询问处、安排新闻发布会……等等。