情况说明的标准格式，主要分五步。
第一步，题头写【情况说明】或【关于XX情况的说明】，第二行写称呼，这个也非常之重要，称呼是谁？是你要把这个情况向谁说明向谁反映的。第二步正文，就应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。第三步就是小结或总结第二段正文的内类，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。第四步结尾是必须有的，比如“特此说明”这个也常用，如果是请假条，可写【此致】下一行写【敬礼】。最后一步也是关键的一步，落款：说明人姓名，注明时间，地点。如果是个人需要请假，题头也可直接写【请假条】其余格式相同。总结如下。
