参展时需要准备的文具包括：名片、宣传册、展示板、笔记本、笔、胶带、剪刀、订书机、文件夹、标签、背包等。

名片是与潜在客户交流的重要工具，宣传册用于展示产品或服务的详细信息，展示板用于展示公司或品牌的形象和成就。笔记本和笔用于记录重要信息，胶带和剪刀用于装饰展台或修整材料。订书机和文件夹用于整理文件和资料，标签用于标记展品或文件。背包可以方便携带和存放这些文具。这些文具的准备能够帮助展商更好地展示和推广自己的产品或服务。