首先确定基本概况：时间、地点、人物确定具体的时间。

这个时间不是说“感觉下周六晚上7点开始挺不错”，涉及到概念相当宏大：什么时候开始准备，时候完成概念设计，什么时候完成执行策划案，什么时候确定人员名单，什么时候完成硬件和道具的制作，什么时候发放邀请函，什么时候正式开始，最迟什么时候结束，每个环节的预计时间和底线时间，如果是商业性质的讲座还要精确划分出广告制作和投放的时间。以上是最基本的“时间概念”。然后是各个重要时间点对应的重大事件，天气状况，交通状况等等等等，全部要详细地体现在正式开工前的schedule上，最好有时间预案。