memo（备忘录）总体上应包括这几部分：To, From, Date, Subject以及正文部分。

具体而言：To: 备忘录对象如果具体到人，最好写出全名，尤其不能“重名”，如Bill Tom，Bill和Tom都是名(Given name)，而不是姓(Family name)，一个简单的处理方法就是use others name，比如男名Bill Gates, Michael Scofield, Jay Chou或女名Britney Spears, Jennifer Aniston等；若显示关系亲密，还可以把名字缩写，比如B. Gates, M. Scofield, J. Chou, B. Spears, J. Aniston等；如果写给上级，还应该加上尊称甚至职位，比如Mr. Bill Gates — Managing Director, Mr. Jay Chou — Art Director等；现代商务写作中流行开放标点(Open Punctuation)，即标点不影响理解的时候可以不用，所以Mr./Ms./Mrs.后面的省略点也可以省去，简单写成Mr/Ms/Mrs；最好不要省去名字。From: 备忘录作者要点同上，一般不用尊称，只有对方不知道自己身份的时候才后缀职位名称。Date: 日期BEC属于英联邦国家的考试，日期的写法一般为日、月、年，比如7 December 2002，注意月份用英文而不是数字，以免和日期混淆，可以缩写，比如将一月写作Jan(也可以用开放标点)。范文示例To: All StaffFrom: Bill GatesDate: 7 December 2002Subject: Staff RewardThe profits of our company this month went up 10% compared with the same period last year, due to your hard work and long working hours. I would like to thank you for your long devoted service. A trip to Hawaii has been arranged next month as a prize. Enjoy!