去国外参加展览会的人员需要办理护照并申请目的国家的签证，才能赴国外参展。

由于办理护照和签证需要相当长的时间，因此确定参展的企业在确认展位后要尽快确定参展人员的名单。参展企业应遴选业务精通、通晓外语的业务人员，最好有过出国的经历，对于办理签证有好处。提供给组展单位，以便及时向国外索取邀请函。目前我国企业去国外参展人员可通过两种方式办理护照和签证--因公出国和因私出国。因公出国适用于国有企业的高级经营管理人员，因为职务的需要赴国外进行商务活动，但需要经所在地外办批准，办理因公出国同意函，还要办理出国政审手续，要求较严。具体办理手续可参阅出国参展如何办理手续和签证（因公）因私出国需要向当地公安部门申请办理因私出国护照，手续相对简单，一般只要申请即可办理，时间在十五到二十天左右。具体办理手续可参阅出国参展如何办理手续和签证（因私）。