所谓重要文件，有相对范围和相对概念。

机关有其重要文件，就是指属于对某些工作或重大活动作出安排部署的文件。包括：重要决策、工作部署、决定、安排意见、工作通知等等。是工作决策的载体、或者政策规定、办事依据。故而为重要文件。 再比如出国留学。需要携带的重要文件有：

1、本科以及研究生成绩单；

2、学位证和毕业证；

3、护照以及护照复印件；

4、各种必须表格；

5、体检表。在办理留学手续时必须的，缺一不可。故为私人重要文件。 再比如公司产品质量重要文件。有相关质量标准、生产流程、检验标准、甚至于某些内部保密规定。均为重要体系文件。因此，概括讲，所谓重要就是指对工作、事物、活动具有重大的意义、作用和影响的、或具有指导性的。文件，即书面载体或者信息记录。