正确选用文书是确保沟通效果和公文效力的关键步骤。以下是一些选用文书的要点：

明确目的

确定公文的写作目的，如汇报工作、提出建议或请求批准。

了解读者

根据读者的身份和职务选择合适的文种。

遵循惯例

遵循不同行业和地区的惯例和规范。

考虑表达效果

选择能准确传达意图和主旨的文种。

使用正确的文种

根据发文的具体目的和要求选用合适的文种，如“请示”、“报告”、“议案”等。

格式规范

确保文书格式正确，包括文电中的外国国名、单位名称、职衔姓名的使用，以及人称的一致性。

称呼礼仪

使用恰当的称呼，如“尊敬的先生/女士”或“尊敬的博士/教授”等。

译文要求

如需使用译文，应使用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。

校对制度

确保文书内容无误，格式正确，无涂改。

用纸规定

使用规定的纸张，并注意盖章位置。

签收手续

确保收发文有签收手续，及时妥善处理涉外文书。

专业指导

如有可能，请专业人士指导文书的撰写和选择，以确保其代表性和专业性。