1. 资料收集与整理

申请日本留学跟申请其他国家有所不同，需要直接跟教授联系，奖学金和入学手续通常在教授的帮助下进行。所以，首先要收集教授或他所在实验室的相关信息。通过各大学的官网，查找相关学科的实验室，了解实验室的研究水平、兴趣方向、条件以及教授的邮件地址等，都是很有帮助的。建议在大四上学期开始这项工作，筛选出10-15个实验室后，就可以准备申请信了。

2. 撰写自荐信

第一次联系教授时，自荐信最好写在邮件正文里，不要使用附件。信的内容要简短，主要包括自我介绍、学术背景、研究兴趣等，不要在第一封邮件中附带详细简历。简短介绍自己毕业时间、研究经验以及对教授研究内容的兴趣，同时表达希望能够到该实验室继续深造的愿望，并附上礼貌的问候语和“期待您的回信”等结语。

3. 发送邮件并联系教授

检查邮件无误后，就可以给筛选出的教授发送邮件了，要尽早发送，以免教授答应了其他申请人。发出邮件后，等待几天，会有一些回信。如果某个重点实验室的教授没有回复，可以再发送一封确认邮件，表明自己迫切和认真的态度。如果再没回复，可能需要放弃。在收到回信的教授中进行选择，随后教授通常会要求提供简历、成绩单和国内导师的联系方式，可以通过邮件发送。当教授要求详细的简历时，表明有意接收你，这时只能选择一个教授申请奖学金。

4. 寄送申请资料

教授会提供地址以便发送 formal 申请资料。奖学金的获得主要看教授的知名度和申请资料的齐全度。申请材料通常要在2月底前寄达教授处，之后只能耐心等待回复。尽管日本人办事严谨，但最终结果未定前，他们通常不会告知申请进展。

5. 等待并办理后续手续

一般官方通知会在6月中旬后到学校，由于办事效率问题，可能到6月底才出结果。收到奖学金通知后，教授会寄来住房申请表、机票申请表和奖学金通知书。记得尽快办理护照，签证一般也没有问题。收到签证后，你就可以准备赴日留学的相关事宜了。