首先，写文书通常会出现以下几种情况：我想写的内容好多，或者我不知道写什么，我应该怎么下手

不管你属于哪种情况，我都建议你“先做加法，再做减法”。

所谓先做加法，就是把所有你认为比较有趣、比较有意义、比较特别的故事都写下来。如果你还不知道你想表达的核心思想是什么，这种方法尤其有效，不一定要局限于工作上的故事，课外活动、志愿者活动、业余爱好都可以写，甚至还可以问问亲密的朋友、同事（如果大家都已经知道你要申请的话），觉得你有什么有趣的故事，或者闪光点，总之，把所有可以写的都写下来。当然，如果你是“话唠”类型，想写的东西太多，没那么多时间写，在这一步就可以稍微控制一下，挑选出最有意义的10个故事。

写下所有的故事之后并不着急马上做减法，而是要提炼中心思想。这一步是最关键的一步，简单地说就是请大家用一句话回答下面的这个问题：

如果要用一句话总结你的Essay，你到底想会对招生官说些什么？

当然，要思考好这个问题本身就是文书申请中最难的一步，我认为这句话要说清楚，你现在是怎样的人，你有什么样的品质和成就，你想成为怎样的人。

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这时需要你地坐下来，好好地与自己的内心进行对话，回忆自己过去的几十年，到底你内心深处，什么重要，什么不重要。很多时候你也许会发现，你曾经做过很多事情，表面上毫不相关，但实际上这些事情都能体现你的核心价值观、或者你的信仰，这个时候你仅仅是需要把这个最深层次的东西挖掘出来。有时候你的灵感可能就在你步行在街上的某一个瞬间，这些灵光一闪的灵感一定要立刻记下来，否则很容易忘记。最后这些灵感是否排得上用场，这倒是不一定，思考的过程本身就会让你受益良多。

思考好这个问题后，可以把这句话清清楚楚地写在文书的开头部分，最好是在第一段里面，然后，根据这句话的核心思想，开始做减法，把与主题无关的故事删减掉，即开始做减法。

做减法大体可以分为两大类，一是修剪大的枝干，即确定文章有几条主要story line；二是修剪细节的枝干，即用简洁准确生动的语言来讲故事。

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我们在第一步做加法的时候，天马行空的写出了很多故事，然后确定了主题，现在要做的就是将跟主题无关的枝干大刀阔斧的去掉，仅仅保留跟主题相关的故事即可。对于字数有限的文书，如果字数超了，就需要精选出与主题最相关的故事，或者将故事进行浓缩简写。Guiing Principle就是所有的故事都是为主题而服务的，与主题无关的故事都是不需要的细节，写了反而会显得文章的主题不明确。这一步看起来简单，实际上操作还是有难度的，因为文章的每个字都是自己的“血泪史”，要把自己辛辛苦苦写出来的东西舍弃掉，其实并没有看起来那么简单，这个时候除了忍痛对自己狠一点，也可以借助外力，无论是找朋友还是专业人士，都可以借助他人的视角帮你确认哪些哪些枝干其实与主题无关。

大的框架修剪好后，就需要在细节上下功夫，这一步是技术含量很高的工作，不仅考验你的英文表达能力，也考验了你的叙事写作思维。说具体一点，就是同样的故事，你可能写得很啰嗦，把每个过程细节都写出来了，但实际上读者（招生官）可能并不需要那么多细节，不精彩的细节过多反而容易显得故事写得不够精彩。举个例子，“为了执行项目，我首先安排和相关的同事进行每周的开会，充分的了解他们的计划和顾虑，做好会议记录，然后组织跨部门的沟通会议，但是大家会因为职责分工不清相互推卸责任，于是我主动承担起了职责，让大家做事没有后顾之忧。结果大家反而都更加主动的投入到项目中来，于是我们的项目很顺利的执行了。”乍一看这段话没有问题，但似乎缺少了一些能够抓住读者眼球的东西，你“做了什么”很重要，但“为什么这样做”更加重要，在描述action的同时，把“如何开会沟通”这样的细节删掉，加上一些心理描写会更让文字更富有灵魂。个人更加喜欢下面的这个版本：Fearing over-commitment,team members refuse to take the ownership,because no one ha ever conucte such tasks. Face with unknown risks,I steppe up an took on these challenging tasks,encouraging the functional experts to think outsie the box an evise creative solutions. Interestingly,it turne out that my team collaborate proactively an mae great contributions.

其实要做到细节上的处理，对于母语不是英语的我们来说是很难的，这毕竟需要很深厚的文学写作功底。

最后，还需要强调一下文章的逻辑和结构。对于中国的申请者，我一般会建议采用总分总的结构，这是比较容易驾驭又不容易出错的结构。之前已经说到了建议大家在第一轮写出文书的中心句，即告诉读者“你是现在是怎样的人，你有什么样的品质和成就，你想成为怎样的人。” 然后分别用两到三段支持你的观点。这两到三段在结构上安排，很多人都会采用时间顺序，从自己的小时候开始写起，或者先写最近的事再追溯到过去。无论是哪种顺序都是可以的，但是也没有必要一定强求要按照时间顺序，结构上逻辑严密的重要性大于时间写作顺序，因此完全可以采用乱序的写法。比如你有是三个主要的分论点，你可以将过去发生的故事分别作为素材来支撑这三个分论点，三个分论点中的素材没有必要一定要按照时间顺序来排列，最后再加上一段总结段，升华一下主题就可以完美收官了。总言之，文章读起来通顺流畅，逻辑缜密即可。

希望大家都能写出好的申请材料，展现最好的自己！

【微语】在外留学是人生的重要转折点，愿你在这段时光里收获满满，快乐无限！